Conduccion de una reunion

¿Cómo progresar en las reuniones en un contexto cada vez más exigente y a la vez menos previsible y más complejo? Deben tenerse presentes las características de la cultura de la organización, aquellas modalidades que suelen caracterizarla en su operatoria interna o sus contactos con el "exterior". Todo cambio en la modalidad cultural requiere un proceso de aprendizaje, consenso y ajuste que no es inmediato. En esa misma línea de pensamiento, percibir las diferencias de estilos personales es determinante para una buena gestión gerencial.

Toda reunión será un acontecimiento único y diferente. Un momento de producción, resolución y aprendizaje. Las reglas de juego que se estipulen para las reuniones no son un fin en sí mismo sino que por ser un dispositivo diseñado para alcanzar los resultados previstos debe ser flexible. Los medios utilizados (reglas de juego) o técnicas no son fijos y la habilidad de los miembros del equipo consiste en no "encerrarse" en las reglas sino concentrarse en los propósitos de la reunión. De la misma forma se debe tener en cuenta que la participación resulta un factor esencial para el progreso de las reuniones y que las condiciones que facilitan la participación son alternativamente el número de asistentes, el grado de madurez del grupo o el nivel de pertenencia, las condiciones físico-materiales, el clima grupal y su nivel de entusiasmo y cooperación y la calidad y estilo personal del que conduce la reunión.Se hace necesario revisar algunas reglas básicas que pueden ayudar técnicamente a desarrollar una reunión eficazmente.

¿Qué debemos preguntarnos antes de organizar una reunión?

La idea de esta pregunta es indagar previamente acerca de la necesidad de convocar a una reunión, desde algunos interrogantes básicos, para determinar el sentido de la reunión (elemento organizador) y quienes deberán asistir (selección de individuos por necesidad):

¿Para qué convoco a una reunión?
Algunas de las opciones son:

¿Espero escuchar las opiniones de los participantes? Siento necesario que me la manifiesten personalmente? Se trataría de una reunión de Relevamiento de información. 

¿Espero escuchar opiniones que sé contradictorias, promover el debate para tomar decisiones o establecer acuerdos políticos?. Se trataría de una reunión de Relevamiento de información para toma de decisiones. 

¿Espero brindar información a los participantes y garantizarme con su presencia la confiabilidad en el suministro de la información?. Se trataría de una reunión Informativa.
¿Espero la producción de ideas, el surgimiento de nuevas alternativas, la búsqueda de iniciativas, la sinergia del equipo?. Se trataría entonces de una reunión creativa.
¿Cual es la utilidad de esta reunión? 

1.    Preparación de la reunión.
Cuando se organiza una reunión se requiere prestar atención previamente sobre algunos aspectos vinculados a la forma de la reunión, a aspectos concretos vinculados con la misma, y a las expectativas sobre sus resultados.

El primer paso consiste en definir los Propósitos de la reunión, clasificándolos por orden de prioridad, redactándolos para otorgarles mayor nivel de precisión y transparencia. Si fuera posible precisarlos total o parcialmente en forma numérica, ayudarán a organizar mejor la agenda. En tal sentido, el propósito principal se convertirá así en el Título de la reunión.

El segundo paso consiste en la Selección de los Asistentes. Las condiciones que se requieren para esto son:

Tener en cuenta para cada asistente si su participación puede ser un aporte sustantivo para el propósito de la reunión. Es así que puede considerarse su conocimiento y experiencia en el tema, su liderazgo en el grupo, o su ascendiente individual en la organización.

Observe que un participante inútil (mal elegido) suele producir un efecto perjudicial a la producción del grupo. A la vez produce efectos en su imagen como gerente o administrador en la medida que el personal advierte "errores" de gestión.

2.      Apertura. Etapa de inicio.
Como en muchas otras situaciones, el inicio suele ser determinante del resultado, conque, atención con el inicio. Su función de conductor y su rol (forma de desempeño de la función) se pone en cuestión desde el inicio mismo, sino antes, de la reunión.

Su primer función debe ser Generar un clima de confiabilidad.

Verifique si los asistentes se conocen, tipo de conocimiento. En esta faz de la reunión se pondrán a prueba todos sus conocimientos de dinámica de grupos.

Escoja una forma original de presentarse para cada uno, consulte sobre las expectativas individuales en relación a la reunión.

Defina el encuadre, los propósitos y la duración de la reunión. Consulte sobre propuestas de eventuales cambios por sugerencias.

3.    Desarrollo. Instancia de Análisis y Debate.
En esta fase se pondrán en evidencia algunas de sus cualidades como conductor de la reunión:

Facilitar el desarrollo de la reunión, a través de una fluída comunicación que potencie la dinámica del grupo, ayudando a participar a los más silenciosos, a reducir la cantidad de intervenciones de quienes tienden a monopolizar la palabra y a inducir a la participación a partir de preguntas o cuestionamientos. 

Ofrecer métodos de trabajo alternativo. Si el dispositivo de trabajo que estaba previsto no resulta operativo, es función suya (no sólo suya) alertar sobre el mismo y sugerir métodos alternativos. 

Colaborar con el grupo en el planteo adecuado de las situaciones. Utilizar su autoridad para centrar al grupo en la tarea y ayudarlos en la organización temporal para analizar los problemas (utilizando cualquiera de las técnicas diagnósticas conocidas). Ayudar a reformular el problema y categorizar los niveles de importancia para su abordaje.